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案例:哈电机的供应商绩效管理 【中国工业工程师联盟精选分享】

工业工程师联盟2020-09-15 15:29:18



      哈尔滨电机厂有限责任公司(简称哈电机)是我国生产大、中型发电设备的重点骨干企业,主要产品有水轮机、水轮发电机、汽轮发电机、电站控制设备以及新能源装备。哈电机运用信息技术等现代化管理手段,实现对供应商遴选、招标采购、供货过程监督、供应商绩效评价、供应商持续改进的全过程管理。通过建立符合战略发展需要的供应商绩效管理体系,不断提升供应商能力水平,保障产品质量,逐步构建起互信互利的战略型业务合作关系,实现双方的协作共赢。

  

一、供应商绩效管理体系架构、指导原则和组织保障

  哈电机将供应商绩效管理体系分为三大模块,即招标管理、绩效评价、绩效管理,各模块所包含的主要内容及相互之间的作用关系见图1。供应商绩效管理体系构建与实施的原则,一是质量首位;二是管理规范化;三是实效性;四是持续改进。

  为保障供应商绩效管理体系的有效实施,哈电机实行“统一管理,分工负责”的管理模式,建立层次分明的组织保障体系,通过制度和流程明确供应商绩效管理模式和各责任部门的职责。公司层面设立供应商管理委员会,负责供应商管理政策的制定和重大事项的决策,以及对供应商的准入、升降级和退出进行审批。供应商管理委员会下设供应商管理办公室和供应商评审办公室。供应商管理办公室是综合管理机构,常设机构为企业管理发展部,主要负责组织编制年度供应商需求计划、供应商绩效综合评价、供应商名录归口管理,并协调供应商管理工作中出现的问题。供应商评审办公室是专业管理机构,负责相应类别合格供应商准入、升降级及退出的评审,并向供应商管理办公室提交评审结果。供应商评审专家数据库由哈电机各职能部门的技术专家组成,人员规模将近200人,评审时由计算机系统自动随机抽取。

 

 

 

  

二、对供应商进行分类、分级管理

  哈电机按照供应商提供产品和服务的类别分为原材料、设备、加工制造、工程项目、运输、集成配套和其他七大类,每类可划分若干产品类别,按照类别进行管理。对于同类别的供应商,借鉴卡拉杰克矩阵分类法,根据供应商绩效评价结果及与生产经营、企业发展的关联程度,将合格供应商划分为战略供应商、优先供应商、普通供应商、专有产品供应商。另外,对于满足合格供应商条件,但仍在准入考核期(两年)内,或者基本满足合格供应商条件,但需要其提供产品和服务的,列为临时供应商。合格供应商分级矩阵及各自特点见图2。

  哈电机根据供应商绩效评价结果,对不同级别的供应商给予不同的采购政策,激励供应商提升自身水平。

  一是战略供应商的管理策略:加强与战略供应商经常性的沟通与技术交流,获取关键资源,在提升自身核心竞争力等方面加强合作;本着互惠互利的原则与战略供应商利益共享,风险共担;经常进行有关成本、计划、质量等信息的交流与沟通,共同参与新产业和新产品开发,相互提供行业发展动态和产品升级换代信息;哈电机对配合其新产业和新产品开发进行了一定的专项投入的战略供应商提供优先供货权;战略供应商中对哈电机有突出贡献的,通过加大订单的方式进行激励;对战略供应商,可通过各种媒体为其进行宣传,获取广告效应。

  二是优先供应商的管理策略:加强与优先供应商的沟通与交流,同等条件下优先保证其供货份额;对于绩效评价优秀的优先供应商,通过加大订单的方式进行激励;对优先供应商,可通过各种媒体进行宣传, 为其获取广告效应;对绩效评价优秀、符合哈电机战略发展需求的优先供应商可升级为战略供应商;对绩效评价不达标的优先供应商降级为普通供应商。

  三是普通供应商的管理策略:加强与普通供应商的沟通与交流,为其提供技术指导,有资格获取供货份额;对绩效评价优秀符合哈电机发展需求的普通供应商,升级为优先供应商;对绩效评价不达标的普通供应商降级为临时供应商。

  四是专有产品供应商的管理策略:按照合格供应商进行管理,对其定期进行绩效评价。加大与专有产品供应商的信息交流,共同探索深化合作方式,确保专有产品供应商提供优质、高效、价格合理的专有产品和服务。

  五是临时供应商的管理策略:增进与临时供应商的沟通,帮助指导其改进、提高技术水平,提高产品质量;对绩效评价达到普通供应商条件的临时供应商,可升级为普通供应商。

  

三、实施供应商动态绩效评价

  1.综合绩效评价维度设置 

  要合理评价供应商的绩效,评价维度的设置非常重要。哈电机在评价维度选择上,参考美国学者Dickson与Weber对供应商评价方面的研究成果,结合自身实际情况,在广泛调研的基础上根据供应商类别和专业特性,确定了供应商绩效评价的五个维度:质量水平、价格水平、交货水平、技术水平、服务水平。

  质量水平:依据供应商在哈电机的历史业绩、供应商认证结论和供货质量等对供应商进行质量水平评价;生产过程中和交付后发现的质量问题,由质量检验部根据每月的不合格品处置单等,对I、II类物资的收货质量进行评价;仓储部负责III类物资收货质量问题等评价,将评价信息反馈到质量检验部。

  价格水平:企业管理发展部依据供应商订货合同和标准价格,进行价格水平评价。

  交货水平:生产部依据供应商交货准时度和交货数量准确性,组织实行交货水平评价。

  技术水平:技术部门依据供应商工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力、技术问题的反应能力等方面,实行技术水平评价。

  服务水平:使用单位依据供应商所提供的产品和服务,通过相应管理部门,实行服务水平评价。

  2.建立供应商绩效评价的指标体系

  层次目标决策模型是一种定性与定量分析相结合的多目标决策工具,哈电机以层次目标决策模型为理论依据,结合实际情况,建立了供应商绩效综合评价指标体系,该指标体系可以概括为“五个维度十二项指标”,每个评价维度下设若干评价指标,分别为历史质量、质量体系保证能力、交检质量、实物质量、价格稳定性、价格调整、时间准时度、数量准确度、工艺技术的先进性和后续研发能力、产品设计能力、客户回复时间长短及容易联络程度、具体服务事项等。

  3.供应商绩效评价方法及结果应用

  对不同产品类别的供应商分别采用不同的评价维度和权重,通过对各维度评价次数的算术平均值分别乘以对应的权重系数求和,得出不同产品类别供应商的绩效评价值,具体计算公式略。 

  供应商管理办公室按年对供应商绩效进行综合评价,根据得分情况,按照类别将供应商分为A、B、C、D、E五档,详见表。年度评价达C档以上(包含C档)的供应商纳入下一年度的合格供方名录;年度评价B档以上的供应商可结合市场供应情况、哈电机自身战略发展需要等方面,择优升级为优先供应商或战略供应商;年度评价D档的供应商予以警告;年度评价E档的供应商降级。

四、应用先进信息技术

  哈电机积极推进供应商绩效管理信息化建设,借助现代化手段,建立网上招标采购平台和供应商绩效综合评价系统,从供应商准入、招标采购、供应商绩效管理、供应商退出等方面,实现全过程的信息化管理。

  1.网上招标采购平台

  哈电机于2010年借助信息化技术开发了网上招标采购平台,改变传统的以手工操作为主的招标管理模式,实现采购过程从招标立项到评标定标的全程管理与监控。对众多供应商从价格、质量、交货、服务和技术等五个维度进行整体打分和综合评价,对供应商按照产品类别进行分类自动排名。自2010年以来,对网上招标系统进行三期优化完善,进一步提高招标工作的效率,在优化供应商队伍、降低采购成本等方面均取得良好的效益。

  哈电机招标工作采取计划指导、统一协调、分类组织的管理模式,通过制定统一的年度招标计划,有序开展招标工作。为建立公开、公平、公正的科学管理体系,保证招标制度和程序得以落实,在招标工作具体操作上,哈电机采用邀请招标的方式,在合格供方名录中选择投标单位。采购外包部门根据招标项目的特点和需要编制项目招标文件,确定具体的招标要求,通过网上招标系统进行提交。哈电机在进行招标文件编制时有严格的审批流程,多环节控制,确保每项招标都能得到有效的控制。

  实行网上招标是哈电机运用现代化管理手段,落实精细化管理要求,也是企业基础管理水平提升的具体体现。通过网上招标工作的实施,增加了招标工作的透明度和规范化,不仅能够保证招标制度和程序严格执行,预防腐败和遏制可能的人为违规因素干扰,节约采购资金;更为重要的是通过计算机系统的运行,使大量准确数据的统计更加便捷,为供应商综合绩效评价和信息共享提供了依据。

  2.供应商绩效综合评价系统

  为进一步提高供应商管理的系统性和规范性,实现供应商管理全过程的信息化,哈电机配合ERP一期工程,对现有供应商管理进行了整合,将以手工操作为主的供应商准入、供应商评审、供应商综合评价、信息反馈等环节均纳入计算机系统,同时充分利用网上招标采购平台的成果数据,开发了供应商综合评价系统。供应商绩效综合评价系统是动态的存优去劣的系统,通过综合评价可以从几个维度全面客观地反映供应商的绩效水平,及时发现问题,及时反馈,帮助供应商有针对性地提高自身水平。

  供应商绩效综合评价系统融合供应商准入评审、供应商评价、供应商升降级和退出等功能,实现对众多供应商的价格水平、质量水平、交货水平、服务水平、技术水平五个维度的整体打分和综合评价,并对供应商按照产品类别进行自动排名,为采购部门以及项目管理部门迅速地掌握市场供应信息提供一个方便快捷的通道。该系统的开发摒弃了以往各职能部门以手工方式分散评价和打分,实现供应商价格水平在招标或核准单制定过程中的自动打分方式,杜绝了主观打分现象,把采购部、成套办、控制事业部、热加工事业部、项目管理部、质量保证部、技术管理部、六大分厂等部门提供的各供应商的分数汇总在一起,得出五个维度的综合分数,并最终评出等级,实现了以手工打分计算方式向信息化的转变。

    

五、与供应商共同促进技术进步

  1.绩效评价结果的反馈

  供应商管理办公室定期组织相关业务部门召开供应商绩效年度评审会议,根据评价结果,编制供应商绩效评价报告,并及时反馈到供应商,帮助供应商发现自身所存在的问题,有针对性地进行整改,提高管理水平。哈电机坚持开展第二方质量审核,协助供应商不断完善质量保证体系,不断提高技术水平和产品质量,促进供应商与哈电机“同质化”。

  2.对供应商进行技术培训

  对于一些需要应用新技术的外购件,为使供应商能迅速掌握供货产品的技术特点及生产难点,哈电机采购外包部门积极组建培训团队,对供应商提供有针对性的培训服务,培训团队成员包括哈电机设计部、工艺部、生产部等职能部门的专业技术人员。培训团队根据产品特点,确定技术培训及技术交底关键点,制定培训计划,按计划对供应商进行系统培训。供应商在接受培训过程后,根据自身人员、设备、技术、质保等情况,按照培训团队要求提出完成产品生产及保证产品质量的应对措施。为确保技术要求和产品质量得到落实,哈电机对供应商实施生产过程巡检。通过巡检,直接针对供应商从原材料、复验、生产过程、检验试验等进行审核,发现不符合项,提出整改要求并对整改情况及时验证。

  3.供应商提出技术改进的处理

  哈电机针对供应商提出产品技术改进,专门建立了通畅、有效的信息传递和沟通渠道。供应商在承揽配套件的加工制造过程中,若发现产品设计或产品工艺可进一步优化改进或设计图纸、加工方法存在瑕疵等问题,可通过填写《HEC分包产品技术改进信息传递表》,向哈电机提出技术改进申请。哈电机技术部门在第一时间组织相关职能部门的专家进行技术评定,充分考虑更改后产品性能指标对配套件总体性能、寿命、法律法规要求等的影响。若供应商提出的改进方案可行,则以《技术更改通知单》形式在哈电机内部各职能部门传递。

  4.与关键供应商进行技术交流

  为哈电机提供关键性原材料和配套件的供应商为关键供应商。哈电机制定了供应商战略合作推进方案并组织实施,与关键供应商保持密切的联系,通过技术人员的沟通、高层领导之间的互访、定期召开关键供应商座谈会等形式,加强企业之间的交流合作,在理念、文化、经验等方面不断取长补短、相互支持、共同发展,形成长期战略合作伙伴关系。从2007年开始,先后与二重集团(德阳)重型装备股份有限公司、五矿营口中板有限责任公司、舞阳钢铁有限责任公司等11家企业签订供应商战略合作协议,与重要供应商建立了长期、稳定、双赢的合作关系。目前,哈电机已建立了核电供应商名录、三峡项目专用供应商名录、民品供应商数据库以及长期战略供应商团队。■


注:本文转自企业管理杂志



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